Nota fiscal de ajuste: passo a passo

Nota fiscal de ajuste: utilize este passo a passo simples para fazer uma nota de ajuste. 🙂

Uma nota de ajuste é um tipo especial de nota fiscal utilizada em situações bastante específicas.

Um das principais situações que justifica a emissão de uma nota de ajuste é para estornar uma outra nota fiscal que não pôde ser cancelada dentro do prazo legal. Para realizar a nota de ajuste, não pode ter havido circulação de mercadorias.

Para saber mais sobre cancelamento de nota fiscal e os prazos, acesse este material: Cancelar nota fiscal: passo a passo

 

Como emitir uma nota de ajuste?

Observe o fluxograma a seguir referente ao passo a passo para a emissão de uma nota de ajuste:

A seguir, realizaremos juntos cada passo do fluxograma, utilizando como base a seguinte nota fiscal, a qual chamaremos de nota fiscal de origem:

 

Devo emitir uma nota de ajuste?

Observe a nota fiscal de origem a cima.

Ela foi emitida dia 05/01/2021. Portanto, está fora do prazo de cancelamento.

Vamos considerar que as mercadorias constantes nesta nota fiscal não saíram da empresa.

Nesta situação, a nota foi emitida e o cliente cancelou o pedido logo em seguida. Por isso, a mercadoria não foi embarcada.

 

Verifique o CFOP utilizado na nota de origem

De acordo com dados do nosso atendimento, o CFOP tem sido a informação mais complexa de ser obtida na hora de realizar uma nota de ajuste.

A nota fiscal de origem que estamos usando como exemplo foi emitida com o CFOP 5102 (Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros).

 

Identifique o CFOP inverso para anular a operação original

O primeiro dígito do CFOP é “5”.

Isso indica que a operação original foi uma saída dentro do estado.

A operação inversa será feita com um CFOP iniciando com “1”, o que torna o ajuste uma entrada dentro do estado.

A seguir, é possível entender a relação entre o CFOP de Origem e o CFOP de Ajuste:

A nota de ajuste precisa estornar (anular, zerar) a operação original.

No entanto, é importante entender aqui que uma nota de ajuste é diferente de uma nota fiscal de devolução.

Portanto, um CFOP de devolução não pode ser usado em uma nota fiscal de ajuste.

Caso isso seja feito, a nota de ajuste não será autorizada e você receberá uma mensagem de rejeição:

CFOP de devolução de mercadoria para NF-e que não tem finalidade de devolução de mercadoria

 

Indique a finalidade da nota como “3” (NF-e de ajuste)

A finalidade da nota fiscal deverá ser “3” (NF-e de Ajuste).

Essa informação deverá estar identificada na Tag <finNFe> do XML.

Lembrando que essa Tag pode receber quatro valores diferentes:

• 1 = NF-e normal
• 2 = NF-e complementar
• 3 = NF-e de ajuste
• 4 = Devolução de mercadoria

 

Referencie a nota de origem

A chave de acesso da nota fiscal de origem deve estar referenciada na nota fiscal de ajuste.

Essa referência deixa explícito ao fisco qual a nota de origem que está sendo estornada.

 
A finalidade e a chave de acesso da nota de origem são informações que estarão disponíveis apenas no XML da nota de ajuste.

Apesar dessas informações não serem mostradas no DANFE, elas são de suma importância para identificar o estorno da nota fiscal.

Veja como fica o XML no que diz respeito às Tags descritas:

 

Informe a natureza da operação

A natureza da operação nas notas de ajuste será sempre:
999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal

 

Repita todas as demais informações da nota de origem

Observe que na imagem da nota fiscal de origem de exemplo, destacamos os seguintes campos:

• Natureza da operação;
• Número da nota fiscal;
• Chave de acesso;
• CFOP.

Eles foram detalhados a acima. Os demais campos da nota fiscal devem ser repetidos exatamente como foram informados na nota de origem.

 

Transmita a nota fiscal

Algumas informações são identificadas “a olho nu” no DANFE.

A nota de ajuste não será um documento idêntico à nota de origem. Mas, as informações da nota original serão replicadas na sua composição.

Em resumo, essas são as informações diferentes entre a nota original e a nota ajustada:

Natureza da operação	A natureza da operação nas notas de ajuste será sempre: 999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal
Número da nota fiscal e Chave de Acesso	A nota de ajuste é outro documento. Mesmo que vinculado ao documento original (no nosso exemplo a NF-e 105), um novo número é usado para a nota de ajuste. Da mesma forma que o número, a chave de acesso também é diferente.
CFOP	O CFOP precisa ser identificado conforme descrito mais acima.
Dados adicionais	Nos dados adicionais da nota é necessário constar o número da nota fiscal de origem (a nota que foi estornada/ajustada) e a chave de acesso daquela nota.